DIGITALEREN.BE
Tolinto wordt OneButton – Inschrijftool
Wist je dat Tolinto het acroniem is voor Toledo InschrijfTool? Tolinto bestaat sinds 2005 en is voor vele docenten en secretariaten een rots in de branding om allerlei soorten inschrijvingen vlot te laten verlopen.
Er zijn ook wel enkele tekorten aan Tolinto en in de loop der jaren werden ook andere tools in gebruik genomen. Zo werd Microsoft Bookings steeds meer gebruikt, bijvoorbeeld om spreekuren te organiseren en werd bij de KU Leuven OneButton geïntroduceerd.
Na een grondige analyse van de reeds lang verwachte aanpassingen aan Tolinto en de vaststelling dat de infrastructuur waarop Tolinto werd gebouwd ondertussen technologisch (en naar beveiliging) aan vervanging toe was, werd besloten om de OneButton-tool verder door te ontwikkelen zodat het de mogelijkheden van Tolinto ondersteunt en meerdere tekorten oplost.
We verwelkomen nu de “OneButton – Inschrijftool“.
Het vervangen van een gevestigde waarde met de bijkomende vraag om alle oude linken naar Tolinto te vervangen met nieuwe linken voor nieuw gemaakte OneButtons is niet niets. We zijn ons bewust van de impact die dit heeft op de taakbelasting van collega’s.
We hebben deze transitie zo goed mogelijk voorbereid, gedocumenteerd en gespreid in de tijd. Snel genoeg omschakelen is noodzakelijk omwille van de dreigende security-issues op de verouderde infrastructuur.
In deze Digitaleren-tip leer je welke verbeteringen werden aangebracht t.o.v. Tolinto. Je krijgt een demo van enkele mogelijkheden en verwijzingen naar bijkomende documentatie. Je verneemt ook welke planning gehanteerd wordt voor het vervangen van Tolinto door OneButton.
Bekend maar met meer mogelijkheden
Wie werkt met Tolinto, kent alvast de volgende werkwijze: “Studenten klikken op een link in een e-mail, mededeling, cursus of website en loggen in met de Centrale KU Leuven login. Ze krijgen één of meerdere keuzes en kunnen met één klik inschrijven. Beheerders kunnen de inschrijvingen online volgen en de deelnemerslijsten op meerdere manieren downloaden.”
Ook in de “OneButton – Inschrijftool” blijft deze werkwijze behouden.
Maar…
Met enkel een titel en een beschrijving maak je in OneButton een registratiepagina met 1 knop.
Je kan in OneButton een nieuwe gebeurtenis volledig voorbereiden in Excel en vervolgens dit bestand gebruiken om je OneButton-registratiepagina aan te maken.
In OneButton geef je sessies een naam maar kan je ze ook een start- en eindtijdstip geven.
In OneButton kan je na een inschrijving voor een sessie de informatie toevoegen aan je agenda (via .ics)
In OneButton kan je de registratiepagina ook openstellen voor personen die geen Centrale KU Leuven account hebben.
Let wel: aangezien deelnemers zich wel moeten kunnen inschrijven, moeten ze dus eerst een persoonlijk account registreren.
In OneButton bestaan 4 types: OneButton, Poll, Opleiding en Evenement. Teveel voor deze Digitaleren-tip maar elk met specifieke extra mogelijkheden.
Je kan de “OneButton – Inschrijftool” vinden bij de tools op het personeelsplatform (voor secretariaten), in het tools-menu op de Toledo-startpagina (voor docenten) of rechtstreeks via https://toledo.odisee.be/onebutton.
Van simpel knopje tot complex evenement
Bekijk deze demo waarin op enkele minuten tijd een OneButton wordt gemaakt om studenten te laten inschrijven voor een bedrijfsbezoek.
In de demonstratie kon je zien dat er nog wel verschillende opties zijn bij het aanmaken van een OneButton. Wat we even buiten beeld hielden, is dat je na het bewaren van titel en beschrijving ook nog wel meer mogelijkheden krijgt om sessies toe te voegen.
In het artikel: “Onebutton Formulier” lees je de details om voor verschillende scenario’s met een OneButton-formulier aan de slag te gaan (met dank aan de collega’s van KU Leuven).
Deze demo toont dan weer hoe je bij een complexer evenement, bv. een onderwijsdag, kan zorgen dat er meerdere beheerders zijn, de inschrijvingen online kan volgen en de lijsten kan exporteren naar Excel.
In de demonstratie kon je al heel wat mogelijkheden achter de schermen zien. Wat je echter nog niet zag, was hoe je nu één of meerdere sessies aan een OneButton of Evenement kan toevoegen of hoe je aanwezigheidslijsten zou kunnen maken.
In de zelfstudiereeks: “OneButton – Inschrijftool” krijg je aan de hand van 7 kennisclips de verschillende mogelijkheden op een rijtje visueel toegelicht.
De overzichtspagina “OneButton – Inschrijftool” toont je dan weer alle beschikbare documentatie voor deze tool met een uitgebreide set scenario’s en veelgestelde vragen.
Beide met dank aan de collega’s van KU Leuven.
Planning
2de semester AJ 2022-2023
OneButton – Inschrijftool is vanaf nu beschikbaar voor alle collega’s van de Associatie KU Leuven. Je maakt dus best vanaf nu nieuwe formulieren aan en vervangt stelselmatig de “oude” Tolinto-linken door de nieuwe OneButton-registratielinken.
Het is sterk aangeraden om geen nieuwe Tolinto-evenementen meer te maken, maar vertrouwd te worden met de nieuwe tool.
Om docenten extra te ondersteunen werd ook in Tolinto nog een aanpassing gedaan: lees hier hoe je eventonderdelen uit Tolinto kan exporteren om deze te importeren in de OneButton – Inschrijftool.
1ste semester AJ 2023-2024
Hoewel de Tolinto-linken nog functioneren en Tolinto nog bruikbaar blijft, is het echt aangeraden om met de nieuwe OneButton – Inschrijftool aan de slag te gaan. In Toledo zullen – analoog aan hoe het ging met Turnitin – waarschuwingen verschijnen over het einde van alle Tolinto-linken.
2de semester AJ 2023-2024
In februari 2024 wordt Tolinto uitgeschakeld. De linken naar Tolinto-evenementen zullen niet meer functioneren. Enkel OneButton – Inschrijftool blijft over.
2de semester AJ 2023-2024
In februari 2024 wordt Tolinto uitgeschakeld. De linken naar Tolinto-evenementen zullen niet meer functioneren. Enkel OneButton – Inschrijftool blijft over.
Dit is de allereerste keer...
Dit is de eerste versie van de “OneButton – Inschrijftool” die openstaat voor de partners van de Associatie KU Leuven. Het doel van deze versie is de basismogelijkheden van Tolinto vervangen en enkele tekorten uit het verleden oplossen.
- Deze versie van de “OneButton – Inschrijftool” bevat dus de basismogelijkheden van wat ook binnen Tolinto mogelijk was. De kans bestaat echter dat jouw creatieve manier van Tolinto gebruiken niet of anders kan in OneButton. Laat ons zeker weten wat je mist (zie link hieronder).
- Een aantal meer geavanceerde functionaliteiten in OneButton, zoals de online betalingen bij evenementen of het koppelen van opleidingen aan het organigram, zijn nog niet voor alle associatiepartners beschikbaar of relevant. OneButton 2.0 staat reeds op de roadmap van KU Leuven ICTS.
Gebruik het Toledo-meldingsformulier en kies als Application component “OneButton – Inschrijftool” om vragen te stellen of suggesties door te geven.
Heb je de documentatie doorgenomen en merk je dat je toch meer ondersteuning nodig hebt? Aarzel dan niet om een ICTO-begeleidingssessie te boeken voor persoonlijke ondersteuning.